Dernière mise à jour : 4 novembre 2026
L’association Nirmata organise des soirées musicales avec l’aide de bénévoles. Pour cela, nous avons besoin de quelques informations sur vous. Cette page dit lesquelles, pourquoi, qui peut les voir, combien de temps nous les gardons, et comment vous pouvez les consulter, les corriger ou les faire effacer.
Notre règle : chacun ne voit que ce dont il a besoin, et nous ne gardons que ce qui sert encore.
En bref
- Vous visitez le site sans vous connecter ni remplir de formulaire : nous ne vous demandons rien, aucun cookie n’est déposé, et ni publicité ni mesure d’audience ne vous suit.
- Vous devenez bénévole : ce que nous vous demandons et pourquoi (section 2), qui le voit (section 3), combien de temps nous le gardons (section 5).
- Vous êtes adhérent·e : votre compte est décrit en section 2, sa durée en section 5.
- Vous recevez notre lettre d’information : si vous l’acceptez, nous savons si vous l’ouvrez et sur quels liens vous cliquez (section 2) ; chaque lettre contient un lien pour vous désinscrire.
- Une question, une correction, un effacement : écrivez à info@nirmata.fr (section 7).
1. Qui est responsable de vos données
NIRMATA, association régie par la loi du 1er juillet 1901, déclarée à la préfecture d’Indre-et-Loire (création le 22 mai 2018, publication au Journal officiel le 2 juin 2018).
RNA : W372014268 — SIREN : 840 431 639 — SIRET : 840 431 639 00029.
Siège : 5 rue de la Fuye, 37000 Tours.
Représentée par ses coprésident·e·s.
Pour toute question sur vos données : info@nirmata.fr.
2. Ce que nous collectons, et pourquoi
Si vous devenez bénévole
Quand vous remplissez le formulaire « Devenir bénévole » :
| Information | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Prénom, nom, adresse e-mail, téléphone | vous reconnaître, vous écrire, vous joindre le jour de la soirée | votre consentement (case du formulaire) |
| Régime alimentaire, allergies et intolérances | prévoir les repas des bénévoles d’une soirée | votre consentement explicite (case dédiée, demandée seulement si vous déclarez une particularité alimentaire) |
| Soirées choisies, postes et horaires souhaités, message libre | vous proposer un poste qui vous convient | votre consentement |
Ensuite, au fil des soirées, nous enregistrons vos inscriptions, les créneaux qui vous sont attribués et vos réponses (confirmation, empêchement), ainsi que votre souhait d’être prévenu·e — ou non — des prochaines soirées.
Votre numéro de sécurité sociale ne vous est pas demandé dans le formulaire : il l’est ensuite, depuis votre espace personnel, une fois que vous êtes retenu·e pour une soirée — quand il est certain que vous serez présent·e. Notre assureur nous demande de pouvoir lui fournir, en cas d’incident pendant une soirée, la liste des personnes présentes avec ce numéro. Base légale : votre consentement, recueilli par une case dédiée. Il est demandé de la même façon à toute personne présente pendant la soirée, membres de l’équipe et de l’association compris.
Si vous avez été invité·e par un membre de l’association, nous notons qui vous a recruté·e (parrainage).
Si vous êtes adhérent·e, ou bénévole avec un compte
Un compte sur le site (identifiant, adresse e-mail, mot de passe chiffré) vous donne accès à votre espace personnel et au planning des soirées. Il est créé par l’équipe ; il n’existe pas d’inscription libre.
Si vous parrainez quelqu’un
Nous conservons l’adresse e-mail de la personne invitée le temps de l’invitation, et nous lui envoyons un seul e-mail à votre demande.
Si vous êtes abonné·e à notre lettre d’information
Votre adresse e-mail, et votre nom si vous l’avez donné, pour vous annoncer nos soirées. Base légale : votre consentement, que vous retirez à tout moment par le lien présent dans chaque lettre.
Nous mesurons aussi l’ouverture de chaque lettre et les clics sur ses liens, abonné par abonné (date, lien suivi, adresse IP), pour savoir ce qui vous intéresse et repérer les adresses qui ne lisent plus. Un clic sur un lien d’une lettre dépose un cookie qui vous reconnaît sur le site (section 6). Base légale : votre consentement, donné par une case facultative à l’inscription et modifiable à tout moment depuis la page de gestion de votre abonnement ; sans lui, vos lettres ne contiennent aucun élément de mesure. Si vous vous êtes abonné·e avant le 4 novembre 2026, cette mesure est active : vous pouvez la couper depuis la même page.
Pour tous les visiteurs
- Sécurité du site : votre adresse IP et des données techniques de votre navigateur (en-têtes, agent utilisateur) sont utilisées pour bloquer les envois automatisés du formulaire (vérification Cloudflare Turnstile, et au plus trois envois par période de cinq minutes — cette limite ne conserve qu’une empreinte de l’adresse, effacée au bout de cinq minutes) et par notre pare-feu applicatif (Wordfence). Ce pare-feu note les requêtes qu’il bloque (adresse IP, adresse de la page, agent utilisateur) et les tentatives de connexion à un compte (adresse IP, identifiant saisi, réussite ou échec). Base légale : notre intérêt légitime à protéger le site.
- E-mails : nous gardons un journal des e-mails envoyés par le site (destinataire, type d’e-mail, date, soirée et créneaux concernés, nom des pièces jointes, et retour éventuel d’une adresse en erreur), pour savoir ce qui est parti et corriger une adresse invalide. Le texte des e-mails n’y est pas conservé. Base légale : intérêt légitime.
Nous ne faisons ni publicité, ni mesure d’audience, ni revente de données. Le site ne charge rien depuis un serveur tiers — ni police, ni emoji, ni vidéo intégrée —, à la seule exception de la vérification anti-robot des formulaires : en parcourant le site, votre navigateur ne contacte que notre hébergeur.
3. Qui peut voir vos informations
À l’intérieur de l’association, l’accès dépend du rôle de chacun :
- L’équipe d’organisation (administrateurs et superviseurs de soirée) voit ce qu’il faut pour organiser une soirée : identité, coordonnées, inscriptions, créneaux, informations alimentaires.
- Les référents (la personne qui coordonne un poste le temps d’une soirée) voient le nom, l’adresse e-mail et le téléphone des bénévoles placés sur leur poste — pas ceux des autres postes. Le référent du poste de restauration voit en plus la liste des inscrits de la soirée (noms et postes souhaités) et les informations alimentaires des bénévoles, pour préparer les repas.
- Les membres de l’association connectés (adhérents, bénévoles avec un compte) voient le planning des soirées, avec le nom des bénévoles placés sur chaque créneau — jamais leurs coordonnées.
- Les bénévoles d’un même créneau voient, dans leur espace personnel, le prénom de leurs coéquipiers, et le nom et l’adresse e-mail de leur référent — jamais son téléphone.
- Vos informations alimentaires ne servent qu’aux repas des bénévoles. Elles ne quittent l’association que sous forme de décompte sans nom (par exemple « 5 végétariens, 2 sans gluten »), transmis à la cuisine ou au stand de restauration.
- Votre numéro de sécurité sociale est chiffré ; seuls les administrateurs habilités peuvent le lire. Il n’est jamais envoyé par e-mail, et n’est jamais inclus par défaut dans un export. Ces administrateurs tiennent, pour chaque soirée, une liste d’urgence imprimée des personnes présentes (nom, numéro de sécurité sociale, téléphone). En cas d’incident, elle peut être transmise à notre assureur.
Nous n’écrivons jamais à plusieurs bénévoles dans un même e-mail : chacun reçoit le sien, sans voir l’adresse des autres.
4. Nos prestataires
Vos données sont hébergées en France et ne sont pas vendues. Certains prestataires interviennent pour faire fonctionner le site :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Creaweb SARL | hébergement du site et de sa base de données, envoi des e-mails du site et de la lettre d’information, messagerie @nirmata.fr | France |
| Cloudflare (Turnstile) | vérification anti-robot des formulaires | États-Unis — transfert encadré par le Data Privacy Framework UE–États-Unis |
| Defiant (Wordfence) | pare-feu et sécurité du site : reçoit l’adresse IP et la requête des attaques bloquées, et vérifie l’adresse IP de chaque tentative de connexion auprès de sa liste d’adresses malveillantes | États-Unis — transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne |
| Google (Gmail) | messagerie historique de l’association (asso.nirmata@gmail.com) | États-Unis — Data Privacy Framework UE–États-Unis |
5. Combien de temps nous les gardons
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Fiche de bénévole (nom, adresse e-mail, historique des participations) | jusqu’à ce que vous en demandiez l’effacement |
| Téléphone d’un ou d’une bénévole | effacé 15 jours après la soirée ; redemandé pour la suivante |
| Numéro de sécurité sociale | effacé 15 jours après la soirée ; conservé le temps du dossier si un incident a été déclaré |
| Informations alimentaires | effacées 15 jours après chaque soirée ; elles vous sont redemandées pour la suivante |
| Compte d’adhérent (dont le téléphone) | la durée de l’adhésion ; supprimé dans l’année qui suit sa fin si elle n’est pas renouvelée, ou plus tôt à votre demande |
| Invitation de parrainage sans suite | 90 jours |
| Journal des e-mails envoyés | 1 an |
| Lettre d’information, et la mesure de ses ouvertures et clics | jusqu’à votre désinscription ; votre adresse est ensuite gardée 3 ans, marquée « désinscrite », pour ne plus vous écrire, puis effacée avec ses statistiques |
| Requêtes bloquées par le pare-feu | 30 jours |
| Tentatives de connexion à un compte | les 2 000 dernières, soit quelques mois |
| Empreinte d’adresse IP de la limite d’envois | 5 minutes |
6. Cookies
Le site n’utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience, et c’est pourquoi aucun bandeau ne vous demande votre accord. Si vous parcourez le site sans vous connecter, aucun cookie n’est déposé — y compris sur les formulaires. Les cookies du site apparaissent quand vous ouvrez votre espace personnel ou vous connectez, quand vous gérez votre abonnement à la lettre d’information, ou quand vous suivez un lien d’une lettre :
| Cookie | Rôle | Durée |
|---|---|---|
nirmata_events_space | garder ouvert votre espace personnel après avoir suivi votre lien | 30 jours |
nirmata_events_space_renew | vous envoyer un nouveau lien quand le vôtre a expiré | 15 minutes |
wordpress_logged_in_…, wordpress_sec_… | maintenir la connexion d’un compte | la session, ou 14 jours avec « Se souvenir de moi » |
wordpress_test_cookie | vérifier que votre navigateur accepte les cookies, à la connexion | la session |
wp-settings-… | préférences d’affichage de l’administration (équipe d’organisation seulement) | 1 an |
wfwaf-authcookie-… | faire reconnaître un compte connecté par le pare-feu | 12 heures |
newsletter-… | vous reconnaître comme abonné·e : posé quand vous vous inscrivez, vous désinscrivez ou modifiez votre abonnement, et quand vous suivez un lien d’une lettre si vous avez accepté la mesure des clics (section 2) | 1 mois |
La vérification anti-robot (Cloudflare Turnstile) ne dépose pas de cookie.
Les icônes Facebook, Instagram, YouTube et TikTok sont de simples liens : rien n’est chargé depuis ces réseaux tant que vous ne cliquez pas.
7. Vos droits
Vous pouvez à tout moment :
- consulter les informations que nous avons sur vous, et en recevoir une copie ;
- les corriger — la plupart directement depuis votre espace personnel (« Mes informations ») ;
- les faire effacer ;
- retirer votre consentement, ou vous opposer à un traitement ;
- demander que leur usage soit limité ;
- ne plus être prévenu·e des prochaines soirées — depuis votre espace personnel, ou par le lien de désinscription de la lettre d’information.
Pour cela, écrivez-nous à info@nirmata.fr. Nous répondons dans un délai d’un mois. L’effacement de votre fiche est définitif : nous ne garderons plus trace de vos participations passées.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
8. Sécurité
Le site est servi exclusivement en HTTPS. Le numéro de sécurité sociale est chiffré (AES-256-GCM) avec une clé conservée hors de la base de données. L’accès aux informations est limité par rôle, et les exports sont réservés à l’équipe d’organisation.
9. Modifications
Nous mettons cette page à jour quand nos pratiques changent ; la date en tête indique la dernière version.